- Факторы эффективности управления
- Методы повышения эффективности управления
- Оценка заслуг
- Управление по целям
- Метод критических инцидентов
- Поведенческая рейтинговая шкала
- Современные представления об управлении эффективностью
- Инструменты повышения эффективности управления
- CRM-системы
- Бухгалтерское ПО
- ПО для автоматизации складского учета
- Планировщики задач
- Корпоративные чаты
- Слишком сильное акцентирование внимания руководителя на тактических вопросах
- Полное отсутствие контроля
- Делегирование и постановка задач в устной форме
- Часто задаваемые вопросы о повышении эффективности управления
- Для чего нужно повышать управленческую эффективность?
- Что требуется для эффективного управления в первую очередь?
- Что влияет на эффективность управления?
25 рабочих гипотез для увеличения конверсии на 40%
Скачать материалы
О чем речь? Повышение эффективности управления – непрерывный процесс, связанный с развитием бизнеса. Если в начале пути собственник сам управлял и операционными задачами, и стратегическими, то на определенном этапе совмещать все становится невозможно.
На что обратить внимание? Поэтому важно проанализировать текущее состояние компании и выбрать подходящий метод управления. В этом помогут различные системы автоматизации и учета.
Факторы эффективности управления
Эффективное управление характеризуется следующими признаками:
- прозрачность процессов;
- доступность финансовой и иной информации о компании;
- наличие внутренних рычагов контроля работы персонала;
- защищенные права и интересы всех акционеров компании;
- разработанная стратегия бизнеса.
Повышение эффективности деятельности управления важно осуществлять по нескольким причинам. Во-первых, это способствует более быстрому достижению высоких результатов в долгосрочной перспективе. Упрощается доступ к капиталу.
Во-вторых, грамотное управление минимизирует инвестиционные риски. Наличие в хорошо руководимой компании профессиональных менеджеров дает повод вложить средства по меньшей стоимости. В-третьих, в компании наращиваются ресурсы для акционеров, сотрудников и в целом для экономики страны. Как итог, это способствует развитию общества.
На повышение эффективности системы управления влияют несколько факторов:
- В компании должна быть выработана четкая стратегия. Любые нововведения в деятельности обосновываются стремлением выделиться на фоне конкурентов и занять заметные позиции на рынке. Важно контролировать экономический эффект от вводимых инноваций, чтобы он был выше расходов на их внедрение.
- Управленческие затраты необходимо минимизировать. Если эти расходы начинают превышать положительный результат деятельности, некоторые элементы менеджмента или всю систему в целом, скорее всего, придется перестраивать.
- Внутреннюю структуру компании следует по возможности совершенствовать. К примеру, полезно перейти от функционально-структурной к процессно-ролевой модели. В случае успешней трансформации сокращается количество уровней управленческой иерархии. Вместо этого внедряется горизонтальное (сетевое) управление, которое характеризуется сокращением разрыва между руководителем и подчиненным и повышенной мобильностью всей структуры.
С повышением эффективности управления ресурсами повысится и эффективность работы руководства. Логично, что при этом компании легче достигают своих стратегических целей.
Методы повышения эффективности управления
Оценка заслуг
Данную методику разрабатывал Скотт на основе идей тейлоризма. В итоге была создана шкала «сравнения человека с человеком», которая изначально использовалась для оценки американских офицеров. После чего подход переняли британские военные.
С течением времени данный инструмент трансформировался в графическую оценочную шкалу, ее позже начали внедрять в практику менеджеры и супервайзеры. С ее помощью просчитывались значимые для конкретной деятельности качества сотрудника, в их числе – способность вызывать у окружающих доверие.
Метод имеет серьезный недостаток. Оценка зачастую воспринималась как оскорбление и не обладала достаточной объективностью, поскольку не имела в своей основе объективных исследований. А на базе множества субъективных суждений не получали правдивую картину. Но такая оценка нередко применяется компаниями, несмотря на то что, по мнению специалистов, основываться надо не на личностных чертах, а на действиях сотрудника.
Управление по целям
Автором этой концепции является Питер Друкер. Он сформулировал принципы управления, способствующего максимальному раскрытию потенциала каждого сотрудника. С другой стороны, повышение эффективности управления организацией по данной методике создает общий вектор развития всех работников. При этом достигается баланс между личностными и организационными целями.
В соответствии с основной идеей подхода, эффективное управление всегда основывается на достижении общих целей. Концепция состоит из двух составляющих – интеграции (объединения и согласования) и самоконтроля (предоставлении сотрудникам возможности самореализации).
Процесс управления непрерывен. Он сопровождается:
- постоянным пересмотром стратегии и тактики;
- работой с сотрудниками для мотивации их к достижению требуемых результатов;
- совместным обсуждением планов по оптимизации рабочих процессов;
- обеспечением благоприятных условий для реализации заданных целей;
- периодической переоценкой деятельности, направленной на достижение результатов;
- планированием и обучающими мероприятиями для менеджеров;
- мотивационной деятельностью путем поощрения сотрудников и обеспечения их карьерного роста.
Данную концепцию весьма активно критиковали. По мнению многих специалистов, в процессе управления по целям не учитываются в достаточной мере личностные качества и потребности сотрудников. К тому же этот подход оказался слишком механистическим, ориентированным на количественный, а не на качественный результат. Также следует отметить больший упор на менеджерскую деятельность в ущерб вниманию к другим сотрудникам.
Метод критических инцидентов
Автор концепции – Флананган. Метод разрабатывался прежде всего для переориентации внимания с личностных качеств и целей на изучение поведения персонала в разных критических ситуациях. Смысл состоит в том, менеджеры должны фиксировать подобные случаи для дальнейшего использования записей в оценке эффективности других сотрудников.
Метод также подвергался критике из-за его субъективного сходства с неким ведением списка провинностей. На основе составляемых записей достаточно сложно формально оценивать работу персонала. Тем не менее, метод критических инцидентов внес весомый вклад в повышение эффективности управления предприятием, повлияв в дальнейшем на разработку модели компетенций.
Поведенческая рейтинговая шкала
В составе данной поведенческой шкалы имеется множество критериев, влияющих на повышение эффективности процесса управления. В частности, по ним можно определить, насколько эффективно работают сотрудники, описать всевозможные варианты поведения. Смысл внедрения метода – в уходе от субъективного суждения о личности работника к оценке его поведения.
Современные представления об управлении эффективностью
В настоящее время за основу берутся следующие принципы и идеи:
- Уделяется одинаковое внимание оценке эффективности и обучению сотрудников.
- Акцент – на сильные стороны каждого работника с учетом его потребности в развитии.
- Результаты деятельности интегрируются со средствами их достижения.
- Компания любыми путями доносит до персонала видение наиважнейших приоритетов.
- Сотрудникам ставятся стратегические цели для следующей формальной оценки прогресса.
- Осуществляется регулярный пересмотр приоритетов и задач, определяются результаты обучения и развития персонала.
- Цели деятельности и обучения формулируются в виде измеримых результатов.
- Оценка производится формально, с непрерывным информированием персонала о конкретных к нему требованиях.
- Эффективность работы сотрудников напрямую влияет на уровень оплаты.
- Долгосрочные планы управления работниками интегрируются с бизнес-стратегией.
- Ресурсы вкладываются в персонал, который воспринимается как наиболее ценный актив.
- Формируется и развивается корпоративная фигура, благотворно влияющая на эффективность деятельности.
Инструменты повышения эффективности управления
Ведение нескольких проектов одновременно с разработкой эффективных бизнес-стратегий и контролем подчиненных – слишком сложная задача даже для опытного управленца. В таких случаях потребуются автоматизация деятельности и снижение временных затрат на выполнение простых операций. Это возможно через внедрение специальных современных инструментов, исключающих переписку с сотрудниками и общения по телефону по каждому вопросу.
CRM-системы
В качестве пути повышения эффективности управления здесь выстраиваются взаимоотношения с клиентами. Использование данных систем способствует более быстрой обработке заявок, повышению конверсии и продаж.
В частности, CRM позволяют:
- получать подробную статистику в реальном времени;
- прогнозировать показатели, учитывающие потребительское поведение;
- отслеживать эффективность рекламных кампаний;
- хранить данные о клиентах;
- проводить сделки в соответствии с воронкой продаж;
- интегрироваться с другими системами;
- отслеживать работу подразделений и конкретных сотрудников.
Бухгалтерское ПО
Используемые в бизнесе программы для бухгалтерии упрощают финансовый, управленческий учет. Обеспечивается автоматизация документооборота с точными расчетами и минимизацией ошибок. За счет этого экономится рабочее время сотрудников.
ПО для автоматизации складского учета
Внедрять в бизнес программы для автоматизации работы склада необходимо с целью упрощения соответствующих логистических процессов. В частности:
- ведется учет движения продукции;
- оформляются складские остатки;
- собираются заказы;
- составляется сопроводительная документация.
Кроме того, повышается эффективность розничной и оптовой торговли (производственного предприятия, интернет-магазина).
Планировщики задач
Предпринимателям приходится обрабатывать большие объемы информации. Запоминать, например, все запланированные встречи достаточно сложно. Безусловно, иногда спасает обычный ежедневник.
Однако сегодня предлагаются более удобные программы-планировщики, доступные как с мобильных устройств, так и со стационарных ПК. С их помощью можно:
- устанавливать напоминания о планируемых событиях;
- контролировать выполнение задач;
- отслеживать результаты в отчетах;
- поддерживать связь с подчиненными;
- назначать ответственных лиц.
Корпоративные чаты
Создаются в мессенджерах для повышения эффективности управления персоналом. В чатах сотрудники разных отделов обмениваются документацией и рабочей информацией. Также здесь обеспечивается взаимодействие с партнерами и подрядчиками. За доступ в корпоративный чат может взиматься плата.
Топ-3 ошибки в управлении компанией
Слишком сильное акцентирование внимания руководителя на тактических вопросах
Некоторые полагают, что руководитель отдела сбыта должен непосредственно продавать. Другие же считают это правило в корне неверным. Безусловно, начальнику нужно обладать высокими компетенциями в деятельности своего подразделения. Однако лично исполнять задачи должны подчиненные.
У руководителя же совсем другие обязанности. Навык продавать пригодится ему в случае нехватки персонала. И тогда управленец напрямую взаимодействует с клиентами, доводя их до продажи. Но основные функции любого руководителя – в планировании, делегировании, проверке исполнения и мотивировании подчиненных к достижению высоких результатов.
Полное отсутствие контроля
Существует мнение, что тотальный надзор со стороны начальства пагубно влияет на результаты работы персонала. Сотрудники плохо исполняют свои обязанности, когда они ощущают на себе постоянную слежку. Но если руководитель фактически превращается в надзирателя, непрерывно контролируя действия подчиненных, это в некоторых случаях идет во благо бизнесу. Особенную важность контроль приобретает в достижении целей, так как от этого зависит успех мероприятия.
С другой стороны, хорошо отлаженный бизнес-процесс можно передать в управление другому сотруднику, что лишь поспособствует быстрому росту компании. Чтобы добиться такого результата, нужно прежде всего обеспечить выполнение всех задач. Это сходно обучению маленького ребенка самостоятельной ходьбе. Первые шаги контролируются родителями. А затем ребенок уже все более уверенно ходит сам.
Делегирование и постановка задач в устной форме
Руководители небольших компаний обычно дают распоряжения подчиненным устно. Это ошибочная практика. Если задачи не оформляют письменно, они будут обсуждаться персоналом.
Часто задаваемые вопросы о повышении эффективности управления
Для чего нужно повышать управленческую эффективность?
При развитой системе управления создаются четкие и единые правила, а сам процесс стабилизируется. Как результат, растет доверие к бизнесу со стороны инвесторов и прочих заинтересованных лиц.
Что требуется для эффективного управления в первую очередь?
Без грамотного проектирования рентабельно руководить процессами не получится. План указывает персоналу единое направление, в котором сотрудники должны двигаться для достижения результата.
Что влияет на эффективность управления?
В компании должна быть разработана и внедрена миссия, вокруг которой объединяются интересы всех работников. Иначе мотивация персонала начнет снижаться, что приведет к оттоку ценных специалистов. Руководству придется тратить ресурсы на привлечение новых сотрудников того же уровня.
Условия повышения эффективности управления в основном сконцентрированы вокруг личности руководителя и его профессиональных качеств. Если он способен формировать сплоченную и эффективную команду, бизнес сможет процветать даже в кризисное время. При этом важно своевременно внедрять в деятельность компании инструменты автоматизации.
