- Зачем нужен внутренний и внешний контроль компании
- Принципы внутреннего контроля компании
- Виды внутреннего контроля компании
- Инструменты для внутреннего контроля компании
- Преимущества цифровых инструментов для внутреннего и внешнего контроля
- Цифровые инструменты контроля работы компании
- Примеры контроля работы компании
- PepsiCo
- Nestle
- General Electric
- Shell
- Walmart
- Организация внутреннего контроля компании
- Типичные ошибки в контроле за работой персонала компании
- Часто задаваемые вопросы о контроле работы компании
- Как сделать контроль более индивидуальным?
- Что такое корпоративный контроль деятельности организации?
- Чем может обернуться отказ от контроля деятельности организации?
25 рабочих гипотез для увеличения конверсии на 40%
Скачать материалы
Что это такое? Контроль работы компании – необходимая мера, чтобы быть в курсе всех показателей, а в случае отклонения от нормы немедленно предпринять меры. Это не банальная прихоть руководства, а порой требуемая законодательством норма, как в случае с бухучетом.
Как организовать? Организация контроля зависит от специфики бизнеса, его формы (отличия для ООО и ИП существенны). А вот что объединяет все компании, так это возможность внедрения цифровых инструментов, которые доступны для всех.
Зачем нужен внутренний и внешний контроль компании
Любая система требует контроля, потому что от этого зависит её оптимальная, рациональная, надёжная и продуктивная работа. Деятельность компании является единой системой управления и тоже нуждается в координации.
Бизнес не может существовать без контроля. Любое предпринимательское дело находится в довольно агрессивной бизнес-среде, и развиваться и выживать в ней оно может благодаря защитной функции, которую запускает внешний и внутренний контроль.
Любой хозяйствующий субъект находится под непрерывным контролем. Каждому из них необходимо выдержать давление со стороны разрешительных, сопроводительных, контролирующих и надзирающих государственных органов, расчётливых контрагентов (поставщиков, заказчиков, кредиторов, потребителей), наблюдательных участников рынка и беспокойного окружения.
Так как субъекты внешнего вмешательства в первую очередь стремятся решить поставленные перед ними задачи, бизнесу надо держать оборону в вопросах внешнего контроля.
Во внутреннем контроле дела обстоят менее напряжённо. Его представляют собственники, акционеры, руководство, администрация, сотрудники. Но все же необходимо устанавливать чёткие требования и правила.
Главное, чтобы все осознавали, что внутренний контроль работы компании – не репрессивная машина. Всё совершенно иначе, ведь он позволяет рационально оценить внешние угрозы, мобилизоваться, стать частью бескомпромиссной конкурентной среды, подстроиться под риски, эффективно работать, твёрдо держаться на ногах, совершенствоваться и расширяться.
Принципы внутреннего контроля компании
Разберём принципы, на основе которых происходит проверка внутреннего контроля.
- Истинность – все данные должны демонстрировать реальную ситуацию, иметь документальное подтверждение, быть обоснованными и проверяемыми.
- Актуальность – сведения о нарушениях должны быстро доходить до тех, кто будет решать проблему.
- Непрерывность и регулярность – контроль работы компании должен быть постоянным и последовательным. Таким образом можно предугадать риски и обнаружить проблемы.
- Улучшение – система контроля должна быть гибкой, чтобы подстраиваться под перемены внешних условий и внутренних факторов.
- Совокупность – внутренний контроль затрагивает абсолютно все аспекты работы бизнеса. Если обратить всё внимание на конкретную область, то вряд ли контроль будет очень эффективным.
- Первостепенность контроля и его периодичность зависят от уровня риска нарушений. Слишком сильное изучение стандартных текущих действий не имеет смысла. Из-за этого без внимания остаются действительно важные проблемы.
- Рациональность – в зависимости от серьёзности имеющихся проблем и степени риска излишний контроль необходимо убирать или упрощать. Затраты на материалы для контроля должны быть не больше тех потерь, к которым может привести нарушение.
- Компетентность, ответственность и совестливость – качества, которыми должен обладать каждое ответственное за контроль лицо.
- Добросовестность – если контролер выполнил поставленные перед ним задачи некачественно, он подлежит экономическому или дисциплинарному наказанию.
- Мотивация – продуктивного внутреннего контроля невозможно добиться без внимания и участия учредителей и топ-менеджеров компании. Когда руководители закрывают глаза на ошибки и не стремятся устранить нарушения, не воспринимая риски всерьёз, результаты внутреннего контроля становятся бессмысленными.
Виды внутреннего контроля компании
На какие виды делится внутренний контроль:
- по функциональной направленности: административный, финансовый, бухгалтерский, правовой, технический, технологический, кадровый, анализ системы безопасности;
- по решению задач: стратегический, тактический, оперативный;
- по глубине охвата: тематический, комплексный;
- по объёму: сплошной, выборочный;
- по интервалу: систематический, периодический, эпизодический (ситуационный);
- по времени проведения: предварительный, текущий, последовательный;
- по степени внезапности: плановый, внеплановый (внезапный).
Комплексное использование видов внутреннего контроля происходит с учётом конкретной ситуации. Компании самостоятельно решают этот вопрос.
Инструменты для внутреннего контроля компании
Современный внутренний контроль активно использует цифровые технологии. Электронные сервисы позволяют контролировать перемещение документов по процессам и исполнителям, пользоваться алгоритмами для анализа и расчёта общих сумм, изучать их на предмет соответствия и сопоставления информации.
Цифровыми технологиями пользуются с целью онлайн-исследования бизнес-процессов и даже для риск-ориентированного подхода по конкретным контрольным показателям-индикаторам. Главное, чётко определить задачу, сформировать правильный алгоритм и прописать код.
Когда сервис является адаптивным, обладает понятным интерфейсом и большим количеством гибких настроек, через которые каждый заказчик сможет получить желаемый результат, он может принести много пользы для бизнеса. Но ни одна программа не сможет полностью заменить хорошего специалиста.
К сожалению, есть процессы, которые невозможно автоматизировать и запустить проверку нажатием одной кнопки. Некоторые задачи внутреннего контроля нельзя доверять искусственному интеллекту.
Несмотря на грамотно выстроенную аналитику, автоматическую выгрузку данных, нужда в человеке не пропадает, потому что только он может провести контрольные процедуры. Это необходимо хотя бы для изучения корректности работы автоматизированной системы.
Главный плюс автоматизации – экономия времени на 25 %. Данный показатель является достаточно ощутимым. Автоматизация и цифровая экономика – это неотъемлемая часть нашего будущего.
Каждая компания выбирает себе наиболее подходящие программы и технологии, опираясь на свои нужды, возможности, кошелёк и срок ожидания окупаемости. В данном случае нет универсальных инструментов.
Сюда отлично подходит принцип внутреннего контроля по соотношению расходов с полученным результатом.
Преимущества цифровых инструментов для внутреннего и внешнего контроля
Внутренний аудит и контроль – это методы, которые позволяют следить за тем, чтобы деятельность компании осуществлялась в соответствии с требованиями законодательства РФ и положениями, закрепленными в учредительных документах. В современном мире стремительно развиваются цифровые технологии, поэтому традиционные методы контроля (в частности, ручное тестирование и проверка документации) не всегда эффективны. Цифровизация позволяет оптимизировать процесс контроля и добиться более достоверных результатов.
Внедрение цифровых инструментов позволяет:
- Повысить скорость и качество бизнес-процессов. С приходом цифровизации появилась возможность автоматизировать большинство процедур, которые связаны с внутренним аудитом и контролем. Благодаря этому организация функционирует намного эффективнее. Например, те компании, которые используют цифровые инструменты, могут анализировать огромные массивы данных и прогнозировать возможные риски. Кроме того, все отчеты формируются автоматически, а система, опираясь на результаты анализа, предлагает варианты управленческих решений.
- Улучшить качество данных. Благодаря тому, что цифровые инструменты собирают, обрабатывают и анализируют информацию в автоматическом режиме, повышается точность и достоверность данных. К тому же, снижается вероятность ошибок, которые возникают из-за человеческого фактора (при ручном вводе и обработке информации).
- Минимизировать риски. Применение цифровых инструментов позволяет своевременно выявлять потенциальные проблемы и риски (связанные, например, с мошенничеством), а также оперативно реагировать на них. Кроме того, сокращаются потери, которые обусловлены неэффективностью системы внутреннего контроля.
- Оптимизировать процесс коммуникации между подразделениями и взаимодействие сотрудников друг с другом. Внедрение цифровых инструментов упрощает документооборот и позволяет оперативно получать обратную связь по интересующим вопросам.
- Генерировать информативные отчеты в наглядной форме. BI-системы позволяют собирать и анализировать данные, а также представлять результаты в виде дашбордов. Благодаря этому у аудиторов формируется верное представление о том, какие процессы протекают в компании, и на какие показатели можно рассчитывать.
- Снизить издержки. Автоматизировав внутренний аудит и контроль, можно сократить штат и правильно распределить нагрузку на сотрудников. Это позволяет избежать лишних расходов и увеличить рентабельность компании.
- Обеспечить простой и быстрый доступ к базам данных. В результате сотрудники оперативно выполняют поставленные задачи, а руководители могут своевременно принимать меры для решения возникающих проблем.
Цифровые инструменты контроля работы компании
Задумываясь о цифровизации инструментов для проведения внутреннего аудита и контроля, стоит обратить внимание на следующие технологии:
- Автоматизированные системы управления аудитом и контролем (АСУАК). С помощью этого ПО можно автоматизировать все процедуры (планирование, выполнение, отслеживание прогресса, формирование отчетов и т.д.). АСУАК позволяет анализировать информацию, управлять рисками, а также контролировать, чтобы деятельность компании осуществлялась в рамках закона.
- Системы анализа данных. Эти программы помогают анализировать большие массивы данных, чтобы найти скрытые зависимости и тренды. Такие системы позволяют повысить качество информации и спрогнозировать возможные риски. Кроме того, они применяются для выявления фактов мошенничества.
- Cloud computing. Благодаря облачным сервисам компании могут размещать данные, необходимые для внутреннего аудита и контроля, на удаленных серверах. Это позволяет оптимизировать бизнес-процессы (в том числе, доступ к информации), а также дополнительно защитить базы данных.
- Интерактивные дашборды. Информационные панели дают возможность наглядно представить результаты анализа, а также в онлайн-режиме отслеживать изменения. Это облегчает разработку управленческих решений и повышает эффективность внутреннего контроля и аудита.
- Роботизированные процессы (RPA). Предназначены для автоматизации рутинных задач (например, проверки документов, заполнения отчетов и т.д.). Внедрение RPA разгружает сотрудников, в результате у них освобождается время для работы над более важными заданиями. Использование роботизированных процессов заметно улучшает качество работы.
- Искусственный интеллект. Нейросети помогают аудиторам провести детальный анализ. При этом существенно снижается количество ошибок. В частности, ИИ умеет автоматически находить аномалии в данных. Это позволяет оперативно принимать меры для решения возникающих проблем, а также повышает эффективность бизнес-процессов.
- Интернет вещей (IoT). «Умные» устройства предоставляют информацию, которую можно использовать для анализа и контроля множества параметров. К примеру, IoT позволяет контролировать температуру воздуха и уровень влажности в помещении, а также мониторить качество производственных процессов.
- Криптографические методы защиты данных. Специальные сервисы помогают обезопасить базы данных от несанкционированного доступа и использования. Шифрование, например, позволяет максимально защитить конфиденциальную информацию (отчеты о финансовых результатах и т.д.).
- ЭЦП и удостоверения личности. Данные технологии дают возможность идентифицировать пользователей и подписывать документы в электронном формате. Благодаря этому процесс согласования становится проще, а также повышается безопасность документооборота.
- Мобильные приложения. Этот софт используется для решения разнообразных задач. Например, функционал приложений позволяет контролировать качество работы сотрудников на удаленке, собирать данные с мобильных устройств и т.д.
Примеры контроля работы компании
Цифровые технологии для проведения внутреннего аудита и контроля успешно применяются во многих компаниях. Стоит обратить внимание на опыт следующих корпораций.
PepsiCo
ПО, которое используется для аудита, позволяет в автоматическом режиме проверять и анализировать данные, полученные из системы электронных платежей. Благодаря этому компании удалось повысить скорость аудита на 20 %. Кроме того, софт помогает эффективнее искать ошибки и прогнозировать возможные риски.
Nestle
Прозрачность и безопасность данных обусловлена тем, что система логистики построена на блокчейне. Благодаря тому, что поставки сырья тщательно контролируются, потребитель получает качественный продукт. К тому же, блокчейн-технологии позволяют быстрее принимать меры, если возникают какие-либо проблемы с поставками.
General Electric
Для проведения внутреннего аудиторского учета корпорация применяет искусственный интеллект. Нейросети оперативно анализируют огромные массивы данных и выявляют скрытые закономерности. Это позволило повысить эффективность бизнес-процессов и снизить операционные риски.
Shell
Компания успешно цифровизировала внутренний аудит и контроль. Специально разработанные программные продукты в автоматическом режиме анализируют финансовые операции и транзакции, а также уведомляют о найденных несоответствиях. Благодаря этому удалось значительно снизить вероятность мошенничества.
Walmart
Корпорация использует цифровые инструменты для повышения качества товаров. ПО позволяет тщательно проверять продукцию на всех этапах производства и выявлять потенциальные проблемы.
Организация внутреннего контроля компании
Главные правила осуществления внутреннего контроля влияют на локальный нормативный акт – внутрифирменный стандарт по проведению контроля работы компании. Им может являться положение о внутреннем контроле, содержащее в себе порядок организации и деятельности службы внутреннего контроля, её цели, процедуры и полномочия.
От детального описания контрольных процедур зависит эффективность контроля. Эталоном считается система, которая сформирована по методу самоконтроля и работает самостоятельно с учётом требований внешних факторов, традиций и особенностей работы определённой компании.
Малому бизнесу также необходимо проводить контрольные процедуры, но не в такой зарегулированной форме, как крупному и среднему. Довольно часто за внутренний контроль отвечает главный бухгалтер или руководитель фирмы.
Организацией контроля каждая компания занимается самостоятельно. Её формирование зависит от:
- характерных особенностей управления фирмой;
- сложности её организационной структуры;
- количества видов деятельности;
- автоматизации бизнес-процессов;
- охвата контролем разных сфер работы компании;
- объёма поставленных задач;
- требований руководства организации;
- готовности руководителя выделять ресурсы на проведение контроля.
«Акулы» предпринимательства, имеющие усложнённую структуру, филиальную сеть, диверсифицированный бизнес, занимаются разработкой служб внутреннего контроля, отделов и даже департаментов. Более мелкие организации тоже осуществляют внутренний контроль, но не в таких масштабах.
За проведение внутреннего контроля отвечает ревизор или аутсорсинг сторонней компании, внешний специалист.
Нельзя допускать, чтобы внутренний контроль стал формальностью и профанацией. Средства, выделенные на него, не должны быть больше, чем результат от внедрения и функционирования контроля.
Необходимо всегда помнить главные задачи внутреннего контроля:
- формирование слежения за основными процессами и должностными лицами, от которых они зависят;
- выявление правовых, финансовых, административных рисков;
- поиск проблем и недостатков в бизнес-процессах, их оперативное решение.
Во внутреннем контроле нуждаются как компания в общем, так и конкретные бизнес-процессы, компоненты процесса управления.
Типичные ошибки в контроле за работой персонала компании
Какие ошибки чаще всего встречаются в контроле работы компании:
- Отсутствие постоянства в контроле: его проводят, когда вспомнят, а это сильно дезориентирует работников и приводит к большому количеству ошибок.
- Полный контроль и отсутствие у сотрудников возможности самостоятельно принимать решения снижают их мотивацию и желание проявлять инициативу.
- Скрытая слежка в некоторых случаях является противозаконной, но она в любой ситуации ухудшает отношения между работниками и руководителем.
- Тотальный контроль только одного отдела в организации. Такое отношение ухудшает качество работы подчинённых из этого отдела и взаимоотношения между ними и работодателем.
- Иллюзорный или условный контроль. Данную ошибку допускают руководители, которым лень или страшно заниматься проверкой своих сотрудников. Они переживают, что это может испортить их отношения с подчинёнными.
- Начало контроля было ознаменовано недоверием к работникам компании. Такой контроль только усугубит ситуацию и в худшую сторону изменит психологический климат.
- Отсутствие обратной связи. В данном случае руководитель не сможет оценить эффективность контроля и улучшать его.
- Неглубокий контроль работы компании и её сотрудников не покажет реальной картины и не поможет улучшить положение дел.
- Дезориентирующий контроль работника. Из-за него человек попадает в состояние неясности, необъективности и хуже выполняет свои обязанности.
Вести контроль работы любой организации всегда было непросто, однако для этого существует большое количество методов, которые принесут пользу фирме, работникам, учредителю. Главное – осознано подойти к его реализации.
Часто задаваемые вопросы о контроле работы компании
Как сделать контроль более индивидуальным?
Опираясь на методики контроля и борьбы с рисками/проблемами, необходимо назначить каждому объекту контроля квалифицированное ответственное лицо. При этом надо избегать «задвоения» ответственности, когда за одну контрольную задачу и один отдел отвечают два сотрудника. Однако необходимо сразу установить замену для назначенного контролера, которая будет выполнять его работу, если он будет, к примеру, в отпуске.
К тому же надо разработать порядок отчётности для контролера: кому и в каком формате он будет передавать информацию о результатах контрольной деятельности.
Желательно уделить особое внимание фиксированию главных вопросов внутреннего контроля (кто, что, когда и каким образом отслеживает, как поступает при выявлении проблемы). Назначенных работников необходимо обязательно ознакомить с соответствующей документацией под роспись.
Что такое корпоративный контроль деятельности организации?
Корпоративный контроль представляет собой особую систему мер, целью которой является качественная и количественная оценка деятельности организации в целом, а также учёт её результатов и выявление возможных решений, основываясь на имеющихся данных. Корпоративный контроль включает в себя множество переменных.
Данный вид контроля имеет три формы:
- акционерный контроль даёт возможность обладателям акций участвовать в принятии важных решений и в формировании стратегии развития компании;
- управленческий, в свою очередь, разделяют ещё на два вида: кадровый и специальный;
- финансовый или государственныйконтроль – это применение общих инструментов (в частности, экономической политики) при контроле работы компании.
Чем может обернуться отказ от контроля деятельности организации?
Если в компании нет внутреннего контроля, данный факт должен насторожить работника, тем более, когда он претендует на открытую вакансию. Когда начальство не обращает внимания на защиту собственных интересов, не следит за рабочим процессом, это может говорить, что однажды оно так же халатно будет относиться к интересам своих подчинённых – сокращать заработную плату или задерживать её.
Вероятность того, что компания сможет добиться успеха без грамотного контроля, очень мала. В любом бизнесе необходимо тщательно контролировать работников и деятельность организации в целом. Но главное в контроле – найти золотую середину.
