- Суть контроля управленческих решений
- 3 причины внедрения контроля управленческих решений
- Неопределенность
- Предупреждение возникновения кризисной ситуации
- Поддержание успеха
- Предварительный контроль управленческих решений
- Предварительный контроль в области трудовых ресурсов
- Предварительный контроль качества управленческого решения в области материальных ресурсов
- Предварительный контроль в области финансовых ресурсов
- Текущий контроль управленческих решений
- Корректирующий и заключительный контроль управленческих решений
- Корректирующий контроль
- Заключительный контроль
- Часто задаваемые вопросы о контроле управленческих решений
- Что такое контроллинг?
- Что делает контроль управленческих решений эффективным?
- Как разработать эффективную систему контроля?
25 рабочих гипотез для увеличения конверсии на 40%
Скачать материалы
Что это такое? Контроль управленческих решений – процесс, нацеленный на проверку эффективности действий, предпринимаемых сотрудниками на руководящих должностях.
Как осуществляется? На практике применяются предварительный (позволяет изменить решение до его принятия), текущий, корректирующий (исправить некоторые недочеты) и заключительный контроль (помогает проанализировать эффективность).
Суть контроля управленческих решений
Контроль – важнейшая функция управления. Представляет собой организацию действий по достижению целей и принятых управленческих решений. Контроль помогает руководителям оценить в верном ли направлении они движутся и при необходимости внести корректировки в деятельность компании.
Контроль имеет две стороны. Это установление стандартов и измерение того, насколько достигнутые результаты этим стандартом соответствуют. Также это отслеживание в режиме реального время хода выполнения управленческих решений, которые были приняты ранее, и оценка их успешности.
Цель контроля управленческих решений – получение оснований для коррекции действий, запланированных ранее при условии, что были сильные отклонения в реализации этого курса.
Бывает контроль по результатам и по упреждению:
- Основанный на изучении организационной, технической, экономической и юридической документации. По итогам оценивают отклонение текущей деятельности и ее результатов от ожидаемых параметров. Такой способ контроля имеет смысл применять в компаниях с коротким циклом производства и относительно небольшой стоимостью планирования и внедрения управленческих решений. Рабочий процесс постепенно видоизменяется и улучшается на основе анализа предыдущих результатов. Вносятся необходимые корректировки.
- Основанный на стандартах, нормативах и правовых документах, принятых в организации. Данный вид контроля можно проводить в любой момент разработки и реализации управленческих решений.
3 причины внедрения контроля управленческих решений
Есть много причин для внедрения системы контроля и исполнения управленческих решений.
Неопределенность
Неопределенность присутствует практически в любой деятельности, так как это неотъемлемый элемент будущего. Есть она и в управленческих решениях, поскольку они направлены именно на предстоящее время. Выделяют такие факторы неопределенности как:
- Разрыв во времени между принятием решения и его реализацией. Прогноз развития ситуации всегда основан на данных, актуальных здесь и сейчас, а с течением времени они могут измениться. В реальности результат решения может отличаться от планируемого, так как видение или модель ситуации основана на неполных данных.
- Персонал компании. Именно эти люди исполняют решения, принятые руководством, поэтому всегда присутствует человеческий фактор. В ходе работы возможны отклонения, из-за которых нарушается взаимодействие отделов, изначальное задание может быть неправильно понято, ответственный работник может неожиданно заболеть или даже уволиться.
Ответственность за эффективность выстроенной модели и принятого управленческого решения лежит на менеджере, который этим занимается. Оценить правильность изначально запланированной стратегии можно как в процессе ее реализации, так и по результатам, сравнив их с тем, что задумывалось изначально.
Предупреждение возникновения кризисной ситуации
Несовершенство системы контроля и неэффективная обратная связь могут стать причиной того, что организация окажется в кризисе. Некачественное взаимодействие между людьми, принимающими решения, и исполнителями привели к краху уже не одну крупную и мелкую компанию.
Если своевременно понять, что ранее принятое решение было неправильным или неэффективным, то, благодаря выстроенной системе мониторинга и контроля управленческих решений можно быстро это установить и принять соответствующие меры. Отлаженная система контроля одинаково эффективна для плановой деятельности и для решений, предполагающих существенный риск.
Поддержание успеха
Система контроля наглядно показывает сильные и слабые стороны деятельности компании. Сравнивая то, что реально достигнуто с тем, что было запланировано, руководство организации может увидеть сильные и слабые стороны принятой стратегии. Иначе говоря, контроль принятия управленческих решений заключается в том, чтобы выделить те направления деятельности, которые максимально приближают бизнес к поставленной цели.
Руководитель, зная причины успехов и неудач, может быстро адаптироваться к требованиям меняющегося рынка и успешно увеличить показатели.
Предварительный контроль управленческих решений
Его проводят до того, как управленческое решение начали разрабатывать. Цель такого контроля – не допустить нежелательных последствия еще на этапе появления предпосылок. Для этого создают ряд критериев для оценки ситуации, налаживают методику и регламент контролирующих мер.
Контроль подготовки и принятия управленческих решений помогает раскрыть признаки и причины возможных проблем, проанализировать неопределенности, найти ограничения и продумать альтернативные схемы действия.
Объектом предварительного управленческого контроля в организациях бывают три основные направления.
Предварительный контроль в области трудовых ресурсов
Состоит в подробном анализе деловых качеств, навыков и квалификаций, требующихся для выполнения определенных функций. По итогам выбираются наиболее подходящие и ценные кадры.
Чтобы быть уверенным в том, что нанятые сотрудники справятся со своими обязанностями, устанавливают минимально допустимый уровень образования, опыт работы на похожей должности, проверяют документы об образовании, повышении квалификации, рекомендации с предыдущего места работы. Все это должен предоставить наемный работник.
Хорошо повышают статистику адаптации в компании правильно выстроенная система мотивации, психологические тесты на соответствие вакансии, а также многоэтапные собеседования. Контроль человеческих ресурсов может продолжиться и после того, как нового сотрудника приняли на работу.
Процесс обучения помогает выявить сильные и слабые стороны кандидата и понять, что еще нужно «подтянуть» до того, как приступить к выполнению обязанностей. Начальный курс повышает эффективность работников в дальнейшем;
Предварительный контроль качества управленческого решения в области материальных ресурсов
Предполагает выработку стандартов минимально допустимого уровня качества. Проводятся проверки поступающих материалов для производства на соответствие установленных стандартов. Один из вариантов предварительного контроля – выбор постоянного поставщика, который неоднократно доказал качество своих поставок и то, что они подходят по техническим условиям.
Еще один метод такого типа контроля – формирование запасов материальных ресурсов в количестве, достаточном в случае возникновения сбоя поставок.
Предварительный контроль в области финансовых ресурсов
Одно из основных средств такого контроля – составление бюджета. Это также относится к функции планирования. Бюджет помогает осуществлять финансовый контроль, так как дает понимание, что организация в нужный момент будет располагать необходимыми средствами. Также финансовый план устанавливает границы возможных расходов и не позволяет полностью исчерпать денежные ресурсы.
Текущий контроль управленческих решений
Текущий контроль эффективности управленческих решений осуществляется в момент непосредственной работ. Обычно его объектом являются сотрудники, а субъектом – их непосредственный руководитель. Плановые проверки деятельности подчиненных, выявление проблем и их обсуждение помогают компании придерживаясь намеченного плана. Если вовремя не выявлять нарушения, то постепенно они могут стать нормой и привести к кризисной ситуации.
Текущий контроль не означает, что его проводят непосредственно в момент осуществления рабочих задач. Он скорее оценивает фактические результаты и их соответствие намеченным целям. Чтобы технический контроль был возможен, руководство компании нуждается в выстроенной системе обратной связи. Наглядный пример – рассылка от начальника, в которой он комментирует результаты работы.
Система обратной связи жизненно необходима для контроля за ходом исполнения управленческих решений. Она помогает выявить непредвиденные осложнения, чтобы максимально эффективно достигать поставленных целей.
Вот основные характеристики систем с обратной связью:
- наличие цели;
- использование в работе внешних ресурсов;
- изменение внешних ресурсов в соответствии с целями организации;
- фиксация отклонений от изначально запланированной стратегии;
- внесение корректировок в деятельность для достижения целей.
Система для успешного достижения целей должна реагировать на любые изменения, вызванные как внешними, так и внутренними факторами. Они являются объектами контроля управленческого решения. Внутренние факторы – это разнообразные проблемные ситуации, возникшие в бизнесе. К внешним факторам относят все то, что приходит в компанию из внешней среды. Это деятельность конкурентов, изменения в законодательстве, новшества в технологических процессах, экономика, системы культурных ценностей и много что еще.
Одинаково важна правильная и своевременная реакция системы как на внешние, так и на внутренние факторы.
Управление можно рассматривать как организацию работы компании с правильно выстроенной обратной связью. Такая система должна выдавать на выходе требуемые характеристики продукта, вне зависимости от воздействия внешних и внутренних факторов, способных вызвать отклонения от заданного уровня. Но качественное управление не равно только своевременному и адекватному реагирования на возникающие осложнения.
Если вся компания не ставит цель быстро адаптироваться к изменяющимся условиям и постоянному совершенствованию своей деятельности, то эффективность в долгосрочной перспективе вряд ли возможна. Именно это должно стать результатом контроля и принятия управленческих решений.
Корректирующий и заключительный контроль управленческих решений
Корректирующий контроль
Помогает скорректировать то, что уже случилось и по возможности исправить сложившуюся ситуацию. Его применяют в случае, если полученные результаты не совпадают или противоречат тому, что планировалось изначально. Помимо этого, цель такого контроля управленческих решений и дальнейшего планирования в том, чтобы не допустить повтора ситуации в будущем.
Заключительный контроль
Осуществляется на стадии реализации принятого решения. Заключительный контроль и анализ управленческих решений призваны учесть, измерить полученные результаты и сравнить их с тем, что было запланировано. На основании этого делают выводы об успешности достижения цели.
Важно помнить, что заключительный контроль применяется в тот момент, когда изменить изначально решение уже невозможно. Его основные функции:
- Составление и наполнение информационной базы по следующим направлениям:
- цели, разбитые на отдельные задачи;
- стартовые, промежуточные и итоговые параметры работы;
- критерии, по которым оцениваются начальные показатели;
- варианты действий при отклонении от запланированных показателей;
- конкретные параметры, по которым можно оценить достижение целей;
- набор действий для нейтрализации явлений, вызвавших отклонение от плана.
- Сбор статистики об особенностях работы в данном направлении, на основании которой руководитель принимает взвешенные решения в проблемных ситуациях.
- Совершенствование технологического процесса для более успешной организации контроля управленческих решений и их реализации.
Часто задаваемые вопросы о контроле управленческих решений
Что такое контроллинг?
Контроллинг – часть управленческой практики, в которую входит контроль технологической части, ревизия и аудит.
- Административный контроль заключается в непрерывном наблюдении за процессом принятия и реализации управленческого решения, сроками и качеством работы.
- Технологический контроль – ситуативная оценка используемых технологий, которые задействованы в процессе разработки и реализации решений.
- Ревизия – формальная документальная фиксация результатов принятого управленческого решения.
- Аудит – документально оформленное исследование проведенной на основании принятого решения работы. Его задача – сравнить полученные результаты с заранее принятыми критериями успешности.
Что делает контроль управленческих решений эффективным?
Вот принципы, на основании которых возможен эффективный контроль исполнения управленческих решений: системность, всеобъемлющий характер, наличие цели и оценки результатов.
Как разработать эффективную систему контроля?
Вот обязательные действия, без которых эффективная система контроля невозможна:
- разработка плана мероприятий, направленных на достижение целей;
- мониторинг материальных и временных ресурсов, требующихся в процессе работы;
- сравнение достигнутых результатов и использованных на это ресурсов с их запланированным количеством;
- внесение изменений в планирование, касающихся как временных, так и материальных затрат на оставшуюся часть производства;
- регулярное сопоставление в ходе работы достигнутых промежуточных результатов с тем, что было запланировано.
