- Понятие управления бизнес-процессами
- Когда внедрять инструменты управления бизнес-процессами
- Распределение инструментов управления бизнес-процессами в разных отраслях
- 7 лучших IT-инструментов управления бизнес-процессами
- Monday.com
- Smartsheet
- Wrike
- Miro
- Битрикс24
- Часто задаваемые вопросы об инструментах управления бизнес-процессами
- Что такое регламентация с точки зрения BPM?
- Что подразумевается под BI-системами?
- Что такое BPMS?
25 рабочих гипотез для увеличения конверсии на 40%
Скачать материалы
Зачем нужны? Инструменты управления бизнес-процессами используются для регламентации, систематизации, автоматизации действий сотрудников. Позволяют значительно сократить время обработки информации и принятия решений, снизить количество ошибок.
Какие бывают? Современные инструменты относятся к классу BPMS. Совмещают в себе функции программ анализа, автоматизации, рассылки бизнес-задач. На рынке представлено множество программных решений для малого, среднего и крупного бизнеса.
Понятие управления бизнес-процессами
Бизнес-процессы должны координировать поведение людей и объектов, контролировать информационные потоки. Это необходимо для достижения поставленных результатов в рамках выработанной стратегии. С помощью ряда методик данные процессы выявляются, моделируются, анализируются и оптимизируются, в целом формируя отдельную исследовательскую отрасль – управление бизнес-процессами (BPM).
Структуре любого бизнес-процесса, а также его повторяемости свойственны ненадежность и непредсказуемость. Тем не менее, отрасль BPM вполне может быть технологичной.
Плохо настроенные бизнес-процессы способны привести к беспорядку в самом бизнесе из-за отсутствия организованности и систематизации. Причем, видимой является лишь небольшая часть этих процессов. Последствия также могут быть неочевидными. Сторонний наблюдатель далеко не всегда может сказать, где бизнес-процесс начинается и где он заканчивается. Требуется обладать определенными знаниями относительно проблемных мест.
Настройка бизнес-процессов занимает одно из важнейших мест в управлении бизнесом. При этом выполняются следующие задачи:
- оптимизация человеческих и финансовых ресурсов;
- повышение эффективности бизнеса, улучшение качества продукции;
- высвобождение рабочего времени для решения стратегических вопросов.
С помощью инструментов управления бизнес-процессами также обеспечивается автоматизация рутинных задач, связанных с:
- управлением заказами;
- учетом финансов;
- взаимодействием руководства с персоналом и контрагентами.
В результате руководители компаний получают возможность:
- быстрее и точнее работать с информацией;
- более взвешенно принимать решения;
- повышать эффективность своей деятельности.
Бизнес-процессы настраиваются в зависимости от того, на каком этапе развития находится бизнес. В самом начале деятельности допускается частично ручная работа, к примеру, с использованием средств Google Drive. Затем появляется необходимость в автоматизации некоторых процессов, которые следует заранее выявить. После этого выбираются нужные инструменты для удовлетворения данной потребности.
Когда внедрять инструменты управления бизнес-процессами
В одних случаях необходимость во внедрении возникает уже с самого старта бизнеса, в других компании успешно работают долгое время без новых технологий. Однако рутинные задачи присутствуют всегда, занимая значительную часть рабочего времени. И поэтому автоматизация процессов в любом случае оказывает позитивный эффект. Высвобожденное время можно посвятить решению более сложных задач.
Когда именно нужно автоматизировать бизнес-процессы? На это укажет ряд признаков.
- Возникли сложности с поиском информации. Например, сотрудники изначально ведут рукописные журналы и электронные таблицы, вручную заполняя данные. Со временем объем накопленной информации становится настолько большим, что нелегко найти требуемые сведения. Сотрудник в итоге не может справиться со своей работой. Увольнение не является решением проблемы, ведь собранная информация может попасть в руки конкурентов.
- Предлагается достаточно сложный продукт. Например, продажа недвижимости, услуг кредитования и страхования подразумевает под собой длительные взаимоотношения с потребителями и партнерами. Весь многоэтапный процесс необходимо контролировать. В условиях ручного анализа информации это очень трудоемкая работа.
- Документация ведется беспорядочно. Сотрудники допускают ошибки и теряют контакт с клиентами. Такая ситуация возникает, например, при сильной загруженности персонала. Решить эту проблему можно, исключив человеческий фактор при выполнении рутинных задач, подходящих для автоматизации. Программам и автоматическим сервисам вполне можно доверить, например, создание отчетности и ведение рассылки.
- Клиентское обслуживание ведется очень медленно. От оперативности решения проблем покупателя зависит в конечном счете объем продаж. Если в компании все чаще случаются пропуски звонков и невыполнение в срок задач, очевидно, что часть процессов нужно автоматизировать.
Руководителям прежде всего следует выяснить, какие из имеющихся бизнес-процессов регулярно повторяются. Примерами можно назвать периодическую почтовую рассылку, занесение в базу клиентских карточек, выставление счетов и пр. Все это можно и нужно автоматизировать в первую очередь.
Распределение инструментов управления бизнес-процессами в разных отраслях
На практике принято выявлять ключевой процесс и затем в зависимости от его специфики подбирать оптимальную концепцию управления.
- Методология Lean наиболее популярна среди машиностроительных предприятий. Сформулирована на основе глубокой проработки функционального анализа. Целью концепции является исключение непроизводительных затрат внутри очень длинных производственных цепочек, а также устранение избытка замороженных оборотных средств в рамках незавершенного производства.
- Six Sigma – которой следуют предприятия по производству электроники. Она основана на статистическом методе план-факторного анализа и служит для минимизации брака с помощью комплексного использования специально подобранных параметров технологического процесса.
- Продавцам различных услуг свойственно руководствоваться бюджетированием как основной системой управления.
Вспомогательные процессы чаще всего принципиально отличаются от ключевых. По этой причине применять к ним базовые концепции нецелесообразно или даже вредно. На практике вспомогательные процессы контролируются слабо.
Оптимальная концепция управления подбирается одновременно с декомпозицией целей. При этом также внедряются методы анализа. Это, однако, помогает лишь в поиске решений, реализовывать которые в среднем и крупном бизнесе нужно, координируя работу множества исполнителей.
Для обеспечения порядка в данной ситуации требуется использовать инструменты системного управления.
В числе таковых – системы регламентации, автоматизации и BPMS. Это влечет за собой определенные затраты на организацию процессов и на их отслеживание. Зачастую издержки перекрывают собой прогнозируемый экономический эффект, поэтому для управления бизнес-процессами внедрять классические инструменты становится нецелесообразно. Область рационального применения этих средств таким образом сужается до ключевых процессов компании.
Из-за того, что вспомогательные бизнес-процессы слабо контролируются, руководители компаний сталкиваются со злоупотреблениями со стороны подчиненных. Подразделения не получают конкретных измеримых целей и потому вынуждены самостоятельно планировать свою деятельность. На основе такой неподконтрольности выстраивается система злоупотреблений, что влечет за собой многократное снижение эффективности самих подразделений. Деятельность смежных отделов также становится менее эффективной на 30-60 %.
В настоящее время наблюдается тенденция зрелости некоторых систем BPMS, чего достаточно для устранения указанных рисков. Компании благодаря этому организуют комплексную систему управления. Внедрение инструментов BPMS дает возможность значительно снизить административные расходы, а также издержки на контроль всех бизнес-процессов.
Однако здесь же имеются и определенные ограничения. В частности, для внедрения необходимо взвешенно перераспределять управленческие решения между различными средствами их реализации. Чтобы сбалансировать данную инструментальную систему, нужно учитывать преимущества и недостатки каждого инструмента.
7 лучших IT-инструментов управления бизнес-процессами
Monday.com
Данное средство позволяет на функциональном уровне управлять процессами и автоматизировать их, а также хранить сопутствующую информацию в неограниченном объеме.
Перечислим основные характеристики инструмента.
- Наличие двухфакторной аутентификации, в том числе через Google (при условии подключения премиального тарифа).
- Предоставление актуальной информации о статусе проекта, издержках, эффективности.
- Автоматизация повторяющихся задач (режим автопилота).
- Интеграция с популярными корпоративными программами (Microsoft Teams, Dropbox, Zapier, Google Drive.
Пользователям предоставляется техническая поддержка.
Smartsheet
Данный инструмент используется как для управления проектами, так и для контроля отдельных бизнес-процессов максимально качественно, быстро и эффективно.
Характеристики инструмента:
- Автоматизация действий путем назначения простых правил.
- Интеграция с используемыми в компании программными средствами и приложениями (поддерживаются, в частности, Slack, Salesforce, Jira, Zapier, Microsoft Teams, Outlook).
- Упрощенное ведение бюджета и планирование.
- Управление доступом к данным с помощью встроенных средств администрирования.
Также имеется клиентская поддержка через телефон и электронную почту.
Wrike
Представляет собой облачный сервис для совместной работы нескольких исполнителей. Инструмент позволяет масштабировать задачи и распределять их по приоритету выполнения, тем самым повышая эффективность деятельности всей компании.
Возможности инструмента:
- Просмотр в реальном времени актуальной отчетности и статуса выполняемых проектов.
- Создание практического плана действий на основе выработанной стратегии.
- Определение и установка точных сроков выполнения процессов.
- Просмотр процессов, выполняемых на любом этапе деятельности.
- Интеграция с Github, JIRA, Tableau, Salesforce, Google Drive.
Пользователи Wrike могут общаться со специалистами техподдержки посредством внутреннего чата, электронной почты и телефона.
Miro
Является облачным сервисом, обеспечивающим совместную работу над управлением процессами. Предназначен в первую очередь для малого и среднего бизнеса. В интерфейсе системы имеется цифровая доска, позволяющая генерировать и исследовать идеи, а также создавать шаблоны для групповой работы.
Возможности инструмента:
- Создание и поддержка взаимодействия между разными рабочими группами для решения общих внутрикорпоративных задач.
- Бесконечная виртуальная доска, позволяющая создавать процессы любым удобным способом.
- Предоставление доступа к данным непосредственно с платформы.
- Использование готовых и создание собственных шаблонов.
- Наличие множества вспомогательных средств (стикеры, фигуры, стрелки, и др.).
- Интеграция с Microsoft Teams, Google DriveSlack, Dropbox.
Техническая поддержка осуществляется через встроенный чат, форум и электронную почту.
Битрикс24
Представляет собой бесплатную онлайн-платформу, работающую по облачной технологии. Имеется возможность также использовать программу локально и в неограниченном количестве экземпляров. Данную платформу внедрили уже более 8 млн компаний по всему миру для планирования задач и встреч, организации контактов и многого другого.
Возможности программы:
- Управление задачами и обмен документацией между рабочими группами.
- Работа в облаке и локально.
- Интеграция со сторонними приложениями через API.
Техподдержка осуществляется посредством внутреннего чата и электронной почты. Также имеется обширная встроенная база знаний.
Часто задаваемые вопросы об инструментах управления бизнес-процессами
Что такое регламентация с точки зрения BPM?
Основные функции выполняют сотрудники предприятий и организаций, поэтому в качестве правовой основы управления процессами используется трудовое законодательство. Юридически это оформляется через регламентацию.
Вот как осуществляется юридическое обеспечение:
- Заключение с сотрудником трудового договора, где прописаны обязанности данного работника, включая беспрекословное выполнение распоряжений непосредственного руководства и подчинение правилам компании.
- Оформление регламентов в формате, имеющем юридическую силу.
- Ознакомление сотрудника с правилами.
- Контроль руководства за исполнением распоряжений.
- В случае выявленных нарушений обязательств со стороны работника наложение дисциплинарных санкций на него в соответствии с Трудовым кодексом РФ, включая увольнение.
Что подразумевается под BI-системами?
Термин Business Intelligence (или сокращенно BI) возник в то время, когда имелись большие надежды на алгоритмы искусственного интеллекта в бизнесе. Предполагалось, что с помощью «больших данных» можно будет находить неочевидные закономерности, которые принесут компаниям пользу. На деле же создать действительно полезные алгоритмы не получилось, и BI-системы превратились в маркетинговый ярлык, обозначающий всего лишь новое поколение OLAP-систем.
Что такое BPMS?
Это особые информационные системы, вмещающие в себя несколько инструментов управления бизнес-процессами предприятия и призванные заменить собой большую часть классических информационных систем и регламентов. Данные программные комплексы также предназначены для сбора управленческой аналитики. Сама аббревиатура BPMS расшифровывается как Business Process Management Suite (комплект инструментов управления бизнес-процессами).
Таким образом, помимо функционала классической информационной системы, в BPMS присутствует так называемый «движок рассылки пользовательских задач» (workflow engine), напоминающий обычную электронную почту, но также отличающийся от нее некоторыми особенностями.
Подведем краткий итог. Грамотно используя средства управления бизнес-процессами, компании достигают значительного повышения производительности труда и, как результат, увеличения прибыли. Важное значение имеют полное понимание всех процессов внутри организации и умение руководства точно описать эти процессы. Кроме того, руководители должны ориентироваться в способах внедрения тех или иных инструментов, уметь анализировать существующие бизнес-процессы и при необходимости улучшать стандартные нотации.
