- Суть системы планирования
- Ключевые принципы и элементы кайдзен планирования
- Процесс планирования по кайдзен
- Факторы, мешающие кайдзен планированию
- Перфекционизм
- Сила воли
- «Будь водой, мой друг»
- Часто задаваемые вопросы о кайдзен планировании
- Кто придумал кайдзен планирование?
- Какая цель у концепции кайдзен?
- Что является движущей силой кайдзен?
25 рабочих гипотез для увеличения конверсии на 40%
Скачать материалы
О чем речь? Кайдзен планирование, в отличие от обычных списков важных и нужных дел, позволяет решать даже самые большие и, казалось бы, невыполнимые задачи без нравственных терзаний и ухода в прокрастинацию. Все благодаря концепции маленьких шагов и непрерывного улучшения.
Как применить в работе? Чтобы планировать по системе кайдзен, не нужно изучать профильную литературу и ходить на курсы. Все, что понадобится – немного времени, флипборд, стикеры и маркеры.
Суть системы планирования
Существующие системы планирования подразделяются на несколько групп.
- Динамические, в которых возможна смена целей, сроков и способов завершения дел.
- Жесткие, в которых все цели, сроки и действия имеют четкую фиксацию.
- Гибкие, в которых возможна смена сроков и действий, но цели остаются неизменными.
Говоря о планах, мы часто представляем себе список, в котором содержатся определенные цели. И многие считают, что люди в этой ситуации выступают в качестве инструмента. На самом деле, планирование является средством для достижения целей.
Кайдзен планирование – это гибкая схема. Ее считают наиболее реалистичной, поскольку не всегда получается осуществить все задуманное.
Давайте представим, что ваши родители живут в отдаленном селе, куда просто невозможно добраться общественным транспортом. Вы решили их навестить, взяли машину, а она не заводится. В такой ситуации остается только одно – идти пешком.
Цель у вас не изменилась, а вот план уже начинает рушиться. И вот вы бредете по дороге, и на обочине останавливается машина. Внутри водитель, который предлагает подбросить вас до нужной точки. Выходит, что ваша цель так и осталась неизменной – добраться до родителей. Изменились сроки и действия. Причем в процессе достижения цели вы их корректировали.
Динамические системы позволяют учитывать возникающие условия, меняя цели и способы их достижения в процессе.
Ключевые принципы и элементы кайдзен планирования
Основой кайдзен планирования является схема бережливого производства. Суть ее заключается в удалении действий и процессов, которые провоцируют появление убытков. Каждый отдел или сотрудник должен ориентироваться на потребителя и работать эффективно.
В основе кайдзен лежит цикличность. Определенные действия повторяются постоянно, продвигая компанию вперед. Базой для цикличности выступают два главных принципа:
- SDCA (Standardize-Do-Check-Act – Стандарт-Действие-Проверка-Исправление). Создаются единые стандарты. Их добавляют в производство, а затем проверяют. Все рабочие процессы корректируются по результатам мониторинга. Это позволяет добиться упрощения процедуры внедрения новых стандартов, а также повысить эффективность управленческой деятельности.
- PDCA (Plan-Do-Check-Act – Планирование-Действие-Проверка-Исправление). Изменения в производстве сперва планируются, а затем начинается их практическое внедрение. Коррективы вносятся по результатам проверки, после чего цикл повторяется.
Японская система планирования кайдзен включает в себя следующие элементы:
- Моральный дух. Работодатель должен мотивировать своих сотрудников, нацеливая их в работе на результат. С помощью вознаграждений и премий работники получают стимул лучше выполнять свои обязанности.
- Самодисциплина. Работники сами строят планы, формируют свой временной график, осуществляют контроль качества, обеспечивая соблюдение сроков, поставленных руководством.
- Отказ от формальных регламентов. Это необходимо, если с их помощью уже не удается решать поставленные задачи, а развитие затормозилось.
- Командная работа. Сотрудники фирмы должны видеть своей целью достижение общего результата. Для этого проводятся различные курсы и тренинги, направленные на повышение их квалификации, включая обучение во время смен.
- Открытое обсуждение. Вопросы, касающиеся работы, должны решаться публично. Проблемы обсуждаются посредством мозговых штурмов, которые проводятся в формате видеосвязи. Клиент знает о возникающих вопросах, поэтому сотрудники компании стремятся разрешить их как можно скорее.
Современные IT-предприятия, которые активно используют техники кайдзен планирования, предпочитают работать в открытых офисах. Часть пространства выделяется под коворкинг. Сотрудник может выбрать для работы себе любое удобное место.
Процесс планирования по кайдзен
Реализация программ кайдзен планирования обеспечивает открытость всех рабочих процессов. Их выкладывают на общую доску. Любой член команды может получить индивидуальную работу. Он будет видеть, чем занимаются его коллеги. После выполнения задачи она переводится в соответствующий раздел. И руководство, и сотрудники прекрасно видят, что уже успела сделать команда, а какие цели еще не достигнуты.
Основные этапы кайдзен планирования:
- Письменное оформление задач. Каждая цель заносится на отдельную карточку. Сперва кажется, что это просто бессмысленный набор, но после проводится сортировка.
- Формирование личной и командной задачи. В этом помогут следующие вопросы:
- Кто мы такие?
- Какого будущего хотим для своей компании?
- Чего хотим сейчас?
- Какое наследство оставим?
- Сортировка карточек по разделам.
- Определение сроков выполнения задач. Устанавливаются для каждой карточки в отдельности. В зависимости от стадии выполнения их разделяют на несколько колонок: «Сделано», «Предстоит сделать», «Запланировано».
- Формирование отдельной доски с задачами на месяц. В ней обязательно должны быть разделы: «Планы», «Выполняет другой исполнитель», «Сегодня», «Выполнили», «Предстоит выполнить», «Выполняем мы».
Стратегическое кайдзен планирование на год осуществляется на отдельных досках. Когда все задачи выполнены, можно ее удалить или переименовать, чтобы использовать снова.
Факторы, мешающие кайдзен планированию
Ментальные ловушки легко обходятся, если о них знать и понимать принцип работы.
Перфекционизм
Желая создать самую универсальную и эффективную систему планирования в мире, можно так и не приступить к работе. Вы будете улучшать свой план до бесконечности, так и не начав действовать. Важно добиться баланса, в том числе и в использовании примеров кайдзен планирования.
Сила воли
Она имеет конечный показатель. Да, ее можно тренировать словно мышцы в тренажерном зале. В случае с жесткой системой планирования, когда все строго зафиксировано, высока вероятность, что после непродолжительных усилий разум начнет бунтовать. Вы устанете от выполнения бесконечного числа правил, необходимых для достижения целей.
Баланс важен и в использовании силы воли. У каждого человека может быть хороший или плохой день. Вы рискуете заболеть или потерять энергию без какой-либо видимой причины. Необходимо позволять себе расслабление. Отдохните несколько дней, смещая график. В противном случае можно получить негативный опыт, который вынудит вас отказаться от этой системы навсегда.
«Будь водой, мой друг»
Когда-то так сказал Брюс Ли, которого все знают как непревзойденного мастера боевых искусств. Но речь была не только о единоборствах. Человек должен уметь адаптироваться к условиям жизни.
Книги по кайдзен планированию учат работать с задачами, а не накапливать их ежедневно. Важно не бояться переносить сроки или отказываться от задач.
Любая неудача дает нам бесценный опыт. Мы понимаем, что так делать не стоило. Глупо отказываться принимать собственные ошибки. Не нужно думать, что с ростом постоянной нагрузки увеличивается и мотивация, повышая вашу ответственность.
На самом деле копится лишь стресс. В какой-то момент он может послужить мотиватором и заставить вас мобилизоваться, но только на короткий срок. Накопление стресса провоцирует падение продуктивности и ухудшение самочувствия.
Часто задаваемые вопросы о кайдзен планировании
Кто придумал кайдзен планирование?
Многие считают, что кайдзен философия зародилась в Японии. На самом деле впервые она появилась в США еще в довоенные годы.
В 30-е годы Уолтер Шухарт решил создать систему, которая позволила бы честно оценить организационные изменения и проверить их эффективность. Простыми словами, это такой инструмент, который лег в основу кайдзен планирования. В Японию ее доставил другой человек.
Какая цель у концепции кайдзен?
Основной целью кайдзен планирования является постоянное улучшение. Ее применяют представители малого, среднего и крупного бизнеса, желая добиться непрерывного совершенствования всех рабочих процессов, а также достигнуть ключевых показателей эффективности и поднять качество своего продукта.
Что является движущей силой кайдзен?
Кайдзен философия ставит своей целью достижение статус-кво. И он не зависит от того, в каком состоянии находится компания сейчас. Простой недопустим. Внося незначительные изменения, в краткосрочной перспективе мы можем не увидеть желаемого результата. Но на длительном промежутке они дают значительный эффект.
Применяя японское кайдзен планирование, вы обеспечиваете постоянное улучшение не только в рабочих процессах, но и личной жизни. Человек, который стремится к самосовершенствованию и непрерывному развитию, будет достигать максимальной эффективности при выполнении своих обязанностей. А следом придут прибыль, процветание компании и личностный рост.
