Дата публикации:
- обрабатывать различные источники данных;
- проводить сквозную аналитику;
- обобщать сведения;
- просматривать результаты в текстовом и графическом виде;
- визуализировать данные;
- обеспечивать работу в фоновом режиме.
Системы бизнес-аналитики: виды и правила выбора
О чем речь? Системы бизнес-аналитики (BI) необходимы для обработки данных, поступающих из различных источников: облачных сервисов, внутренних баз. Все это позволяет наглядно показать состояние дел в компании и служит основой для принятия решений.
На что обратить внимание? Внедрение BI-системы – следующий шаг автоматизации после CRM. Необходимо в среднем и крупном бизнесе, когда информации с операционного уровня уже недостаточно либо необходимые данные получить невозможно.
Это программные решения, способные эффективно обрабатывать данные. Ручной анализ информации – довольно трудная задача, которая требует больших затрат времени. Сотрудникам сложно добиться высокой точности обработки. Персоналу приходится заниматься монотонными операциями вместо того, чтобы сосредотачиваться на своих основных обязанностях.
В современных компаниях объем информационного потока значительно увеличился. Даже при наличии аналитических специалистов в штате, они все равно применяют программные решения. Задачей внутренних аналитиков является проведение анализа с учетом полученной статистики. Руководство использует эти данные для принятия важных решений.
Система для анализа бизнес-процессов (BI-система) представляет собой удобный инструмент, с помощью которого можно:
Информационная аналитика в бизнесе играет важную роль. Она особенно важна для стратегического планирования. Результаты анализа данных применяются сотрудниками для создания отчетов и обеспечения прозрачности в работе компании. В крупных организациях в Москве формируется полноценная инфраструктура для BI-систем, поскольку они являются неотъемлемой частью успешной деятельности компаний.
Информационные системы для бизнес-аналитики имеют широкий спектр применения и используются различными организациями, независимо от их размера. Они находят применение в компаниях разных отраслей, включая ресторанный бизнес, где каждая деталь имеет значение. Бизнес-аналитика охватывает все аспекты работы:
- средний чек;
- оценки клиентов;
- размер чаевых;
- самые популярные блюда;
- распределение посетителей по времени;
- прибыль компании и убытки.
Для успешной работы предприятия необходимо внедрить эффективную систему аналитики, которая способна собирать, структурировать и представлять информационные потоки в удобном для дальнейшего анализа формате.
Они являются незаменимыми инструментами, способными собирать данные из различных источников (баз данных, внутренних и внешних систем, веб-сервисов). Собранная информация обрабатывается профессиональными аналитиками. Они приводят данные в формат, понятный для широкого круга пользователей.
Источники данных, с которыми может работать BI-система, зависят от специфики программы. Это могут быть облачные серверы, внутренние базы данных и многое другое.
Важно отметить, что системы бизнес-аналитики позволяют фильтровать и агрегировать данные, а затем представлять их в удобной форме. К примеру, в виде сводных таблиц, графиков и интерактивных информационных панелей. В зависимости от особенностей компании и ее отдельных подразделений конкретные показатели, отображаемые на дашборде BI-системы, могут быть разными.
Интерактивная аналитическая панель клиентского отдела может отображать информацию о поле и возрасте клиентов, их покупательской истории, а также частоте покупок и отзывах. Для отдела маркетинга такой инструмент соберет данные о затратах на привлечение клиентов, окупаемости инвестиций и конверсии. Все это позволяет отслеживать эффективность рекламных кампаний. Аналитика для отдела продаж предоставит информацию о продажах по различным каналам, в разные периоды времени и с учетом ассортимента товаров.
Дашборды BI-системы позволяют сотрудникам легко анализировать ситуацию в проекте и вносить необходимые корректировки. Если есть доступ к данным за предыдущие годы, можно создать панель, которая поможет прогнозировать производственные показатели на аналогичный период следующего года.
С помощью BI-системы создаются информационные панели, которые в режиме реального времени сопоставляют фактические результаты с плановыми показателями
Существует пять основных видов дашбордов, каждый из которых имеет свою уникальную цель:
- Для отслеживания ключевых показателей. На таких панелях отображаются важнейшие метрики: продажи, выручка, количество заказов и конверсия. Этот инструмент дает возможность команде и руководству следить за производительностью отдела в режиме реального времени и проводить анализ данных.
- Для отслеживания проектов. Здесь собираются данные об их текущем статусе, распределении ресурсов и прогрессе выполнения задач. Такие панели помогают всем участникам проекта быть в курсе событий. Кроме того, с их помощью менеджеры могут управлять сроками, бюджетом и объемом работ.
- Для анализа информации. К примеру, такие дашборды используются топ-менеджерами компаний для наблюдения за общей статистикой работы филиалов (количеством запросов, времени, затрачиваемом на их обработку, и количестве заключенных сделок). Благодаря визуализации можно с легкостью сравнивать числовые показатели и выявлять потенциальные проблемы. К примеру, анализ может выявить, что один из филиалов требует больше времени на обработку запросов из-за повышенного объема заявок при таком же количестве сотрудников, что и в других филиалах.
- Для мониторинга KPI команды. Дашборд визуализирует результаты работы коллектива или отдельных специалистов, обеспечивая постоянное отслеживание выполнения ключевых показателей производительности. Эти данные служат основой для принятия решений о премировании и установлении реалистичных целей на будущее.
- Для самостоятельного использования (Self Service). На интерактивной панели может быть представлена единая таблица с разнообразными фильтрами, что позволяет сотрудникам самостоятельно выбирать и извлекать необходимую информацию для выполнения своих задач без необходимости обращения к аналитикам. Например, бухгалтеру может потребоваться информация о вознаграждениях специалистам на аутсорсе за последние три года или расчет общей выручки компании за пять лет.
Augmented Business Intelligence (ABI) представляет собой естественный этап развития бизнес-аналитических систем, в котором происходит интеграция передовых технологий: искусственного интеллекта, машинного обучения и виртуальной реальности. Английское слово «Augmented» означает «расширенный».
Augmented Business Intelligence, или расширенная аналитика, представляет собой метод, при котором для сбора, извлечения, преобразования и анализа данных активно применяется искусственный интеллект и машинное обучение. Этот подход помогает получать больше информации за меньшее время при работе с тем же объемом данных.
Рассмотрим основные факторы, которые ускоряют процесс преобразования традиционных BI-систем в ABI-системы:
- Увеличение объема данных. На сегодняшний день с данными приходится работать всем компаниям, вне зависимости от отрасли.
- Потребность в аналитике на разных уровнях. Полноценный аналитический отдел могут позволить себе только некоторые крупные организации. Благодаря автоматизации аналитических процессов предприятие снижает затраты и делает их доступными даже в условиях ограниченного бюджета.
Часто возникает необходимость обработки больших наборов неструктурированных данных различных типов. Такая информация нуждается в предварительной подготовке (очистке, структурировании и объединении и так далее). Этот этап работы обычно занимает много времени и требует участия множества специалистов. Автоматизация позволяет не только ускорить весь процесс, но и существенно снизить затраты на работу с неструктурированными данными.
Как уже было отмечено, не каждая организация может содержать собственный аналитический отдел. Однако полное отсутствие аналитики в современных условиях становится неприемлемым. Из-за этого возникла потребность в развитии Self-Service BI-систем.
Речь идет о методологии, позволяющей создавать собственные отчеты на основе нужной информации. Для этого применяются инструменты, которые не требуют специальных навыков и долгой подготовки. Как правило, для формирования запросов нужно пользоваться естественным языком.
Согласно данным от Gartner, Self-Service BI-системы должны иметь следующие неотъемлемые элементы:
- Инфраструктуры ИТ. Речь идет о наличии системы, с помощью которой можно выполнять подключения для сбора разнообразных данных, а также эффективного управления ими.
- Инструменты платформы. Это возможность полноценно управлять данными, включая их хранение, обработку, загрузку, объединение, поиск и сегментацию.
- Визуализации. Способность системы в автоматическом режиме качественно представлять в графическом виде результаты анализа и расчетов, обеспечивая при этом удобство работы с разными устройствами, включая сенсорные смартфоны.
- Обеспечение совместного доступа. Интеграция платформы в бизнес-процессы предприятия и упрощение доступа пользователей к данным и отчетам.
Преимущества Self-Service BI-систем:
- Эффективное расходование ресурсов бизнес-аналитики. Это позволяет осуществлять множество аналитических операций силами обычных сотрудников.
- Увеличение точности анализа. Если с информацией работают сотрудники, непосредственно связанные с продуктом или услугой, для которой проводится анализ, то результаты могут быть более точными.
Качество анализа определяется полнотой и достоверностью данных. Если выбрана неподходящая информация, то даже самая современная система не сможет принести компании пользу.
Раньше разработчики аналитических систем ориентировались на работу с уже имеющимися данными. К примеру, для ETL (извлечение, преобразование, загрузка). Речь идет о процессе, при котором данные извлекаются, преобразуются и подготавливаются для текущих потребностей, после чего загружаются обратно. Однако один из современных трендов заключается в том, чтобы улучшить сбор новых данных.
Контроль за качеством информации начинается уже на этапе ее получения. Выполняется поиск наиболее важных данных, разработка шаблонов и методик, а также формирование стратегий, которые способствуют повышению качества поступающих сведений.
Рассмотрим основные условия:
- Администрирование. Возможность настройки и управления функциональностью является важнейшим критерием. Данная функция необходима для контроля за учетными записями и определения прав доступа к системе.
- Визуализация. Представление данных в удобном графическом режиме облегчает сотрудникам компании доступ к имеющимся сведениям. Могут использоваться диаграммы, инфографика и другие визуальные инструменты, которые часто представлены в виде мониторинговых панелей и отчетов.
- Обмен информацией через импорт и экспорт. Эти функции системы бизнес-аналитики позволяют организации загружать данные из наиболее распространенных файловых форматов или экспортировать данные в файл, чтобы впоследствии открыть его с помощью другого программного обеспечения.
- Коллективный доступ. Его настройка предоставляет сотрудникам возможность проводить параллельный анализ данных. Каждый из работников имеет индивидуальную учетную запись с различными уровнями доступа к информации и функционалу программного обеспечения.
- Наличие API (Application Programming Interface. Нередко возникает потребность в автоматической передаче данных из одного программного обеспечения в другое. Например, необходимо передать информацию из CRM в систему бухгалтерского учета. Для этого программное обеспечение должно быть иметь специальный API (прикладной программный интерфейс). API обеспечивает формирование связи между двумя программами для автоматизированного обмена данными.
- Свободное формирование отчетов. Даже если структура и разрез данных не соответствуют стандартным представлениям в имеющейся базе данных, эта функция позволяет их создавать, что может быть необходимым для принятия решений в сложных ситуациях.
- Отчётность и аналитик. Это позволяет систематизировать и визуализировать информацию, получаемую из системы, что, в свою очередь, помогает принимать обоснованные решения на основе имеющихся данных.
- Информационные панели (Dashboards). Нужны для наглядного представления данных о бизнес-процессах. Они также обеспечивают быстрый доступ к функциям. Иными словами, пользователь может получить краткие инструкции по управлению системой.
- Функциональная и удобная генерация отчетов. Они должны управляться с помощью интуитивного графического интерфейса. Пользователю не требуется знаний в области программирования. Ему также не нужно настраивать внешний вид отчета и демонстрируемые данные.
- Функция регулярной отчетности. Она позволяет специалистам автоматизировать процесс создания отчетов на определенные периоды времени.
- Сбалансированная система показателей (ССП, англ. Balanced Scorecards, BSC). Предоставляет возможность пользователям контролировать ключевые показатели предприятия.
- Экспорт отчётов. Функция помогает специалисту сохранять документы в различных форматах. Это полезно для последующей обработки информации в разнообразных программах.
- Аналитика самообслуживания. Этот набор функций облегчает использование сложных интеллектуальных инструментов для сотрудников без технических знаний. Пользователи могут взаимодействовать с данными через интуитивно понятный интерфейс.
Приложение представляет собой комплекс программных средств и онлайн-сервисов, создающих аналитическую среду. Данная система может извлекать информацию из более чем 70 различных источников, включая:
- Excel.
- CSV.
- XML.
- Azure.
- MySQL.
- Google Analytics.
- Oracle и так далее.
Power BI включает в себя несколько компонентов: программу для настольных компьютеров (Power BI Desktop), веб-сервис (служба Power BI) и мобильное приложение для устройств на базе Android и iOS (Power BI Mobile). Все это помогает обеспечить быстрый обмен данными между пользователями.
За использование Power BI нужно платить 625 рублей в месяц на пользователя. Есть и бесплатная версия, которая имеет ряд ограничений. Преимущества платной подписки:
- Автообновление отчетов. В платной версии возможно автоматическое обновление отчетов до восьми раз в сутки (в бесплатной версии – один раз).
- Искусственный интеллект для анализа отчетов.
- Обработка данных. Бесплатная версия имеет ограничение на обработку потоковых данных в 10 тысяч строк в час и 1 ГБ памяти. В платной версии эти ограничения значительно выше – 1 миллион строк в час и 10 ГБ памяти.
- Доступ к данным через Data Connectivity Gateway.
- Совместимость с Office 365, Active Directory Groups и другими инструментами.
- Защита отчетов с помощью логина и пароля, а также расширенное управление доступом.
Power BI – это продукт, созданный Microsoft. Его интерфейс схож с интерфейсом других программ данного бренда. Бесплатная версия Power BI позволяет задействовать большой набор инструментов. Важно отметить, что они не имеют ограничений по времени использования.
Одна из самых эффективных систем, с помощью которой можно формировать сложные дашборды и отчеты. Основным отличием этой платформы является её способность к полной кастомизации и настройке любых объектов. Это помогает адаптировать систему под различные сценарии использования. Ещё одна особенность – ассоциативная модель, позволяющая выявлять связи между загруженными данными, что значительно упрощает процесс создания дашбордов.
Ключевые особенности QlikView:
- Простая интеграция с различными источниками информации с помощью встроенного ETL, включающего более 200 функций фильтрации.
- Возможность быстрого масштабирования системы.
- Ассоциативная модель хранения данных, позволяющая автоматически связывать поля со схожими названиями. Это облегчает работу пользователя, так как при выборе определенных данных в таблице он видит связанные с ними значения во всей базе данных.
- Большое количество диаграмм, таблиц и других элементов для проведения расширенного анализа данных. Все модули легко настраиваются. При нажатии на них пользователь получает подробную информацию о том, как они функционируют.
- Обработка данных в оперативной памяти сервера, что значительно ускоряет работу дашбордов. Система также способна сжимать данные, что уменьшает их объем в несколько раз по сравнению с исходной информацией.
- Совместимость с продуктами Microsoft.
Стоимость QlikView выше, чем у многих конкурентов. Это объясняется наличием уникальных функциональных возможностей. Минимальная цена – от 30 долларов в месяц на одного пользователя.
Данная система бизнес-аналитики состоит из целого ряда продуктов:
- Tableau Desktop – это версия для ПК, предназначенная для использования одним человеком. Позволяет подключать не более шести источников.
- Tableau Online – облачный сервис, предназначенный для средних предприятий. В бесплатной версии все сформированные панели и отчеты предоставляются в открытом доступе. Однако если важна конфиденциальность и ограничение доступа, то рекомендуется приобрести платную версию.
- Tableau Server – это облачное решение с выделенными серверами. Может использоваться для работы с большими объемами данных.
Особенности и преимущества системы:
- Поддержка всех потоковых источников данных и возможность их смешивания.
- Расширенный инструментарий для создания дашбордов с высоким уровнем визуализации данных.
- Интуитивно понятный интерфейс, который делает Tableau доступным даже для новичков. Также есть множество обзорных и справочных материалов.
Цены на использование Tableau могут варьироваться в зависимости от роли пользователя. Рассмотрим несколько вариантов, включая стоимость Tableau Online:
- За полный доступ для создания и просмотра отчетов нужно платить 70 долларов в месяц на пользователя.
- Предоставляет возможность просмотра и изучения данных посредством Ask Data, а также функционал для управления правами доступа. Однако здесь нельзя формировать отчеты. Стоимость составляет 35 долларов в месяц.
- Viewer – исключительно просмотр данных. Цена – 12 долларов в месяц.
Информационная система бизнес-аналитики предоставляет возможность выявлять тренды, зависимости и делать прогнозы на основе данных.
Ключевые особенности и возможности платформы:
- Сбор данных из разных источников с дополнительным модулем ELT.
- Нет необходимости устанавливать приложения или программы, так как весь процесс работы выполняется в браузере.
- Возможность ручного ввода информации с помощью специальной формы, а также функция аудиторского следа, которая позволяет проверять, кто и когда внес данные.
- Создание дашбордов в конструкторе. Пользователь может перетаскивать элементы для создания нужной структуры.
- Расширенный анализ.
- Наличие шаблонов настроек.
Стоимость продуктов:
- Аналитический портал – 400 000 рублей. Лицензия на 200 пользователей обойдется в 50 000 рублей.
- Модуль ETL – 250 000 рублей.
В агентстве Adventum есть свой BI-продукт – dataCraft, который мы разработали с учетом всех минусов уже существующих, и за него стали резидентами Сколково. Более того, возьмем на себя все задачи по внедерению продукта в бизнес, обучим команды.
На это может уйти немало времени. В этом процессе задействованы BI-аналитики, разработчики и предполагаемые пользователи платформы.
BI-аналитики играют ключевую роль в проектировании архитектуры системы и наблюдении за ее эффективностью. Эти специалисты также осуществляют анализ данных. Технические аспекты проекта являются ответственностью разработчиков. Предполагаемые пользователи платформы помогают определить, каким образом система должна функционировать, чтобы удовлетворять их потребности.
При внедрении системы бизнес-аналитики компании проходят через множество технических этапов. Рассмотрим основные из них:
- Формулировка требований к системе. Это первый шаг в процессе внедрения. Пользователи платформы говорят, какие именно отчеты им требуются. Аналитик собирает эту информацию и структурирует ее. На этом этапе нужно понять, какова цель внедрения системы бизнес-аналитики.
- Формулировка требований к данным. Совместно с пользователями бизнес-аналитик определяет, какая информация необходима для формирования отчетов. Он проверяет, есть ли эти данные в компании, и, если нет, узнает, как их можно получить.
- Поиск источников данных. В этом процессе задействованы все члены команды. Они сообща работают над определением источников данных для BI-системы. Важно оценить, насколько корректной и актуальной является информация, поступающая из этих источников. Если есть расхождения или несоответствия, данные придется доработать.
- Подбор платформы. На этом этапе бизнес-аналитик выбирает подходящую BI-систему, учитывая потребности пользователей и источники данных.
- Настройка системы. Выполняется конфигурирование хранилища и интеграция с источниками информации. Пользовательские интерфейсы формируются с учетом всех требований. Бизнес-аналитик создает технические задания для разработчиков и отслеживает процессы. Итоговая система должна предоставлять возможность создания индивидуальных отчетов для каждого пользователя.
- Тестирование платформы. На этом этапе проводится проверка корректности данных в отчетах. Компания может привлечь тестировщиков или пользователей системы. Оценивается, насколько точны данные в отчетах и нужно ли их детализировать.
- Обучение пользователей. Данный этап направлен на обеспечение комфортной работы в BI-системе. Для этого создаются пользовательские руководства и обучающие видеоматериалы. В некоторых случаях могут проводиться вебинары.
По завершении процесса внедрения системы пользователи приступают к работе. Они изучают созданные отчеты, детализируют данные и используют их для принятия важных решений. Бизнес-аналитики оказывают поддержку пользователям, отвечая на их вопросы и предоставляя необходимую помощь. Кроме того, эти специалисты в тесном сотрудничестве с разработчиками обновляют и дорабатывают систему, учитывая новые требования и потребности компании.
Во-первых, нужно максимально задействовать бесплатные функциональные возможности системы. Вполне вероятно, что этих инструментов будет достаточно для анализа состояния фирмы. Однако следует учесть, что бесплатная версия может иметь ограничения по количеству источников данных и скорости их обновления.
Во-вторых, если размер платы за систему зависит от количества пользователей, можно предоставить доступ к аналитике только одному ключевому сотруднику (директору по развитию, руководителю аналитического департамента или владельцу компании). Этот специалист будет отвечать за мониторинг данных и анализ.
Чаще всего проблема заключается в том, что сотрудники анализируют слишком много показателей и пытаются объединить их. В результате данные становятся громоздкими и сложными. Они попросту не помещаются на одном экране, что может привести к путанице и потере внимания при оценке информации.
Важно разделить аналитику на отдельные блоки. Например, на стратегический, оперативный, отдел продаж, выполненные задачи, маркетинг и другие. Это позволяет создавать отчеты и дашборды для каждого блока.
Вместо них можно использовать обычные отчеты в формате Excel. Этот инструмент является бесплатным. Однако он требует ручной работы сотрудников. Важно учитывать, что такой подход нередко приводит к ошибкам вследствие человеческого фактора.
Внедрение системы бизнес-аналитики предполагает изменение подхода к анализу данных. Для выполнения этого процесса могут потребоваться большие инвестиции. Перед тем как начинать работу, нужно определить целесообразность данного решения для конкретной компании.
Подпишитесь на полезные материалы, которые помогут вам
Оформляя подписку, вы разрешаете обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности